Datenschutz

Wir speichern Ihre Daten solange, wie es für die Abwicklung der Veranstaltung notwendig ist; oder so lange, wie es für notwendig erachtet wird; solange sie im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden müssen oder solange Rechtsansprüche gegenüber der ABA geltend gemacht werden können.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten aG gesetzlicher Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung an unten angeführte Dritte weiterleiten, sofern sie direkt in den Veranstaltungsablauf eingebunden sind und der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht:

• Hotels, Fahrdienste
• Druckerei, Agenturen zwecks Bewerbung der Veranstaltung in Newslettern oder auf Plakaten
• Caterer
• andere KonferenzteilnehmerInnen
• Interne und externe IT-Dienstleister, die zur technischen Unterstützung im Rahmen der Veranstaltung hinzugezogen werden; Online-Videokonferenz-Betreiber
• Veranstaltungs-/Kooperationspartner

Zudem übermitteln wir Ihre Daten an externe Dritte im erforderlichen Ausmaß auf Basis unserer berechtigten Interessen (z.B.: Wirtschaftsprüfer, Versicherungen im Versicherungsfall, Rechtsvertreter im Anlassfall, etc.).

Grundsätzlich übermitteln wir keine Daten aktiv in Drittstaaten, hiervon ausgenommen kann es durch Bildveröffentlichungen auf unseren Social Media Kanälen (Instagram, Facebook, etc.) zu einer Übermittlung in die USA kommen. Werden Aufnahmen auf unseren Social Media Kanälen veröffentlicht, können diese Daten auch von den Plattformen selbst verarbeitet werden.

Sollten Sie mit der Veröffentlichung Ihrer Lichtbild- und/oder Videoaufnahmen inkl. Audioaufnahmen nicht einverstanden sein, teilen Sie dies dem Fotografen bitte gleich mit oder wenden Sie sich im Vorfeld der Veranstaltung an uns. Sie können zudem auch nachträglich der Verwendung Ihrer Daten widersprechen.

Diverse Veranstaltungen werden als Hybrid-Veranstaltung oder Online-Videokonferenzen abgehalten. Hierfür nutzen wir die Tools "Zoom" und „Microsoft Teams“.

„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat und mit denen wir einen Auftragsverarbeitervertrag abgeschlossen haben. Die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen von Zoom finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html - Sie haben diesen mit Ihrer Anmeldung zugestimmt.

„Microsoft Teams“ ist eine Funktion von Microsoft 365 und ein Service der Microsoft Ireland Operations, mit denen wir einen Auftragsverarbeitervertrag abgeschlossen haben. Die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen von Microsoft Teams finden Sie hier: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/privacy/location-of-data-in-teams - Sie haben diesen mit Ihrer Anmeldung zugestimmt.

Durch die Verwendung von Zoom oder Microsoft Teams erhält der jeweilige Anbieter gewisse personenbezogene Daten, die für die Nutzung der Software notwendig sind (u.a. Ihre IP-Adresse). Bei der Nutzung von Zoom und Microsoft Teams können auch verschiedene weitere Datenarten verarbeitet werden. Der konkrete Umfang der Verarbeitung hängt davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Videokonferenz machen (z.B.: Ihre Stimme, Beiträge und Kommentare, die Sie während der Online-Videokonferenz selbst zur Verfügung stellen und von anderen TeilnehmerInnen gehört/gesehen werden). Melden Sie sich mit Vor- und Nachnamen zur Teilnahme an, werden diese personenbezogenen Daten an uns übermittelt und gegebenenfalls durch die gleichzeitige Aufnahme der Videokonferenz von uns gespeichert. Wenn wir Online-Veranstaltungen aufzeichnen, wird Ihnen dies vor Beginn mitgeteilt bzw. im Online-Meeting angezeigt und – soweit erforderlich – werden Sie um Ihre Einwilligung gebeten. Die Einwilligung kann z.B. durch eine zustimmende Nachricht im Chat erfolgen, sie ist stets freiwillig. Wenn Sie keine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten wünschen, nehmen Sie bitte nicht an der Videokonferenz teil.

Eine Aufzeichnung des Audio- und Videostreams erfolgt nur in berechtigten Anlassfällen unter vorheriger Ankündigung durch die Moderation (insb. bei Konferenzen oder Veranstaltungen mit Öffentlichkeitscharakter).

Zweck des Betriebs des Videokonferenzdienstes Zoom und Microsoft Teams ist die Veranstaltungsteilnahme bzw. -verfolgung in Nichtpräsenz.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom und Microsoft Teams basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Online-Videokonferenz im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Videokonferenzen“.

5.1 Einleitung

5.1.1 Insoweit der ABA die Daten, insbesondere die Beschäftigtendaten und Dokumente (Punkt 4) einseitig nur vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, erfolgen Beratung und Unter-stützung durch die ABA im Auftrag des Unternehmens als Verantwortlichen (Art. 28 DSGVO); dies nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen, wobei diese, falls eine Ansiedlungsagentur eines Bundeslandes und/oder ein Personaldienstleister involviert sein sollte/n (Punkt 3.1 zwei-ter Satz), sinngemäß bzw. gleichermaßen für Agentur und/oder Personaldienstleister gelten.

5.2 Gegenstand und Dauer der Vereinbarung

5.2.1 Gegenstand des Auftrages ist die Beratung und Unterstützung in einer konkreten Rechtssache der in Punkt 1.3 beschriebenen Art.

5.2.2 Das Auftragsverhältnis endet mit Durchführung der gewünschten Beratung und Unterstützung.

5.2.3 Es endet demnach mit Abschluss des betreuten Verfahrens bzw. mit Erteilung der Bewilligung oder mit Fristablauf bei allenfalls beauftragter Fristenüberwachung (Punkt 3.4).

5.3 Pflichten der ABA

5.3.1 Die ABA verpflichtet sich, Daten und/oder Verarbeitungsergebnisse ausschließlich im Rahmen der Aufträge des Unternehmens zu verarbeiten. Erhält die ABA einen behördlichen Auftrag, überlassene Daten oder Dokumente herauszugeben, so hat die ABA, insoweit dies gesetzlich zulässig ist, das Unternehmen unverzüglich darüber zu informieren und die Behörde an dieses zu verweisen.

5.3.2 Die ABA erklärt rechtsverbindlich, dass

• sie alle mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen vor Aufnahme der Tätigkeit zur Vertraulichkeit schriftlich verpflichtet hat oder diese Personen einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen
• und sie ferner sämtliche erforderlichen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO ergriffen hat.

5.3.3 Die ABA ergreift die technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit das Unternehmen die Rechte der betroffenen Fachkraft nach Kapitel III der DSGVO (Information, Auskunft, Be-richtigung und Löschung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, automatisierte Entscheidungs-findung im Einzelfall) innerhalb der gesetzlichen Fristen jederzeit erfüllen kann und überlässt dem Unternehmen sämtliche dafür notwendigen Informationen. Wird (von Seite der Fachkraft) ein entsprechender Antrag an die ABA gerichtet und lässt dieser erkennen, dass der Antrag-steller die ABA irrtümlich für den Verantwortlichen der ihr betriebenen Datenverarbeitung hält, so hat die ABA den Antrag unverzüglich an das Unternehmen weiterzuleiten und dies überdies dem Antragsteller mitzuteilen.

5.3.4 Die ABA unterstützt das Unternehmen ferner bei der Einhaltung der in den Art 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten (Datensicherheitsmaßnahmen, Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde, Benachrichtigung der von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffenen Person usw.).

5.3.5 Dem Unternehmen wird hinsichtlich der Verarbeitung der von ihm überlassenen Daten das Recht jederzeitiger Kontrolle eingeräumt. Die ABA verpflichtet sich diesbezüglich, dem Unternehmen jene Informationen zur Verfügung zu stellen, die zur Kontrolle der Einhaltung aller in Punkt 5 genannten Verpflichtungen notwendig sind. Die ABA wird das Unternehmen ferner informieren, falls sie der Ansicht ist, dass eine Weisung des Unternehmens gegen Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstößt.

5.3.6 Die ABA ist nach Beendigung des Auftragsverhältnisses verpflichtet, sämtliche Verarbeitungs-ergebnisse und Unterlagen, die Daten enthalten, dem Unternehmen zu übergeben, überdies in dessen Auftrag zu löschen.

5.4 Erfüllung des Arbeitsvertrages, Schad- und Klagloshaltung

5.4.1 Vor dem Hintergrund der Jobzusage (Punkte 1.3, 3) ist die Erlangung der für die Beschäftigung in Österreich vorgeschriebenen Bewilligung/en zudem für die Erfüllung des vom Unternehmen mit der Fachkraft vereinbarten Arbeitsvertrages erforderlich, so dass diesbezügliche Beratung und Unterstützung insbesondere auch im Interesse der Fachkraft liegen.

5.4.2 Sollte die Fachkraft dennoch eine Datenschutzverletzung behaupten, wird jenes Unternehmen, welches als Verantwortlicher die ABA hinzugezogen hat, diese schad- und klaglos halten.

5.5 Ort der Durchführung der Datenverarbeitung

5.5.1 Von Seite der ABA werden alle Datenverarbeitungstätigkeiten ausschließlich innerhalb der EU bzw. des EWR durchgeführt.

6.1 Einleitung

6.1.1 Falls sich wegen der Jobzusage (Punkte 1.3, 3) die internationale Fachkraft an die ABA wendet und dieser die stellenbezogenen Daten, Beschäftigtendaten und Dokumente (oben, Punkt 4) zur Verfügung stellt, willigt sie bis auf Widerruf in die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung der Daten und Dokumente (Punkt 4) für Zwecke der Beratung und Unterstützung bei Erlangung der Bewilligung/en für die Beschäftigung in Österreich ein; dies nach Maßgabe des in Punkt 3 umschriebenen Leistungsumfangs.

6.1.2 Zu diesen Zwecken ermächtigt die Fachkraft die ABA, alles zu unternehmen und vorzukehren, was die ABA nach ihrer Einsicht für nötig und nützlich erachtet. In diesem Sinne wird die ABA von der Fachkraft insbesondere auch ermächtigt, Daten und Dokumente, falls dies notwendig oder zweckmäßig ist, an beteiligte Behörden bzw. relevante Stellen weiterzugeben, etwa an

• das Arbeitsmarkservice (AMS) bzw. dessen regionale Geschäftsstellen,
• das Anerkennungs-, Antrags und Informationssystem (AAIS) des zuständigen Bundes-ministeriums, das ENIC NARIS (National Academic Recognition Centre) AUSTRIA,
• die Bundesministerien, insbesondere etwa an das Bundesministerium (BM) für Inneres, das BM für Arbeit, das BM für Europäische und internationale Angelegenheiten, das BM für Bildung, Wissenschaft und Forschung,
• die Aufenthaltsbehörden der Bundesländer, insbesondere Bezirkshauptmannschaften und Ämter der Landesregierungen,
• österreichische Vertretungsbehörden im Ausland (Botschaften, Konsulate),
• des Weiteren, etwa für Rückfragen, an jene Behörden und Stellen, welche Dokumente ausgestellt haben.

6.1.3 Insoweit sich Daten und/oder überlassene Dokumente auf Familienangehörige der Fachkraft beziehen sollten (Punkt 4.2.3), erklärt diese, dass auch von Seite der betroffenen Angehörigen eine Einwilligung dahin vorliegt, dass die ABA im Interesse der Fachkraft zu den in Punkt 3 bezeichneten Zwecken uneingeschränkt tätig werden kann.

6.2 Freiwilligkeit

6.2.1 Die Fachkraft wird darauf hingewiesen, dass die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, Nutzung und allfällige Weitergabe (Punkt 6.1.2) der Daten und Dokumente auf freiwilliger Basis erfolgt.

6.2.2 Wird dazu die Einwilligung nicht erteilt, entstehen der Fachkraft keine Nachteile, die ABA kann in einem solchen Fall die Fachkraft allerdings weder beraten oder unterstützen noch ein von ihr eingeleitetes Verfahren betreuen.

6.3 Widerruf

6.3.1 Die internationale Fachkraft hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

6.3.2 Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

6.4 Betroffenenrechte

6.4.1 Informiert wird die Fachkraft, dass ihr nach den Bestimmungen der Art. 12 ff der Datenschutz-Grundverordnung die folgenden Rechte zustehen, und zwar:

• das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO (Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so hat die betroffene Person das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.),
• das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO (Werden unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet, steht der betroffenen Person ein Recht auf Berichtigung zu.),
• das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO (Bei Vorliegen der rechtlichen Voraussetzungen kann die betroffene Person die Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.),
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• das Recht nach Art. 21 DSGVO, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen,
• gegebenenfalls (ggf.) ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO (Dieses Recht steht der betroffenen Person ggf. zu, wenn sie in die Datenverarbeitung eingewilligt hat oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird.).

6.4.2 Sollte eine betroffene Person allenfalls der Auffassung sein, dass die Verarbeitung ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche allenfalls sonst verletzt, hat sie überdies das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde oder bei einer Aufsichtsbehörde innerhalb der EU zu beschweren. Die österreichische Daten-schutzbehörde ist unter der folgenden Adresse erreichbar, und zwar: Österreichische Datenschutzbehörde, 1030 Wien, Barichgasse 40-42 Telefonnummer: +43 1 52152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at.

7.1 In Rechtssachen der oben in Punkt 1.3 beschriebenen Art, erbringt die ABA die in Punkt 3 näher beschriebenen Leistungen an Beratung und Unterstützung unentgeltlich.

7.2 Ein Rechtsanspruch auf diese Leistungen besteht nicht.

Eine routinemäßige Löschung der vom Nutzer hochgeladenen Dokumente erfolgt 36 Monate nach Bereitstellung selbiger. Im Falle einer expliziten Zustimmung des Nutzers verlängert sich die Löschfrist um weitere 3 Jahre (z.B.: bei befristet erteilten Aufenthaltstitel für eine etwaige Antragstellung auf Verlängerung).

Die personenbezogenen Daten des Nutzers werden von ausgewählten ABA-Mitarbeitenden eingesehen. Auf die vom Nutzer in das Portal hochgeladenen Dokumente/Daten/Informationen kann Microsoft zugreifen; Microsoft ist ein sog. Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft erfolgt ausschließlich auf Servern in der EU. Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte bzw. Drittländer außerhalb der EU weitergegeben; ausgenommen, wenn sich der Nutzer selbst in einem solchen Land befindet. Zudem übermitteln wir Ihre Daten an externe Dritte im erforderlichen Ausmaß auf Basis unserer berechtigten Interessen (z.B.: Rechtsvertreter zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung des Portals, etc.). Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen (etwa Strafverfolgungsbehörden, Gerichte, etc.).